5 godzin temu
Od 1 lutego 2026 roku w życie wchodzi zmiana, która wpłynie na codzienne funkcjonowanie tysięcy firm w całej Polsce. Nowe przepisy oznaczają początek cyfrowego etapu w obiegu dokumentów i niosą ze sobą zarówno szanse, jak i wyzwania. Warto już dziś wiedzieć, co się szykuje.
Fot. Warszawa w Pigułce
Nowe obowiązki dla przedsiębiorców od 1 lutego 2026. Rewolucja w fakturowaniu coraz bliżej
Już za kilka miesięcy w życie wejdzie zmiana, która dotknie każdą firmę działającą w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Dla jednych to uproszczenie i cyfrowa szansa, dla innych – wyzwanie, które trzeba odpowiednio wcześnie przygotować.
Co się zmienia i kto musi się dostosować
KSeF to nowoczesna platforma do wystawiania i odbioru faktur elektronicznych, nadzorowana przez administrację skarbową. Od lutego przyszłego roku korzystanie z niej będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT – bez względu na wielkość działalności. Dotyczy to również firm zagranicznych, które prowadzą sprzedaż towarów lub usług na rynku polskim.
System ma przynieść szereg korzyści: ułatwienia w rozliczaniu VAT, większą przejrzystość finansów firm i skuteczniejsze wykrywanie oszustw podatkowych. Równocześnie jednak oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania systemów informatycznych, przeszkolenia pracowników i zadbania o bezpieczeństwo danych.
Korzyści i pułapki nowego systemu
Wśród zalet nowego systemu przedsiębiorcy wymieniają przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów. Zamiast drukować, wysyłać i przechowywać papierowe faktury, wszystkie dokumenty trafią do centralnego systemu w chmurze. Oznacza to koniec z zagubionymi fakturami i uciążliwym ich przechowywaniem.
Są jednak także wyzwania. Wdrożenie nowego systemu oznacza konieczność zmian organizacyjnych, wdrożenia aktualizacji w oprogramowaniu oraz przeprowadzenia szkoleń. Dla małych firm to może być duże obciążenie – także finansowe. Szczególną uwagę trzeba będzie zwrócić na kwestie cyberbezpieczeństwa – wyciek danych finansowych może okazać się kosztowny.
Co zrobić, by nie zapłacić kary
Choć nowe przepisy wejdą w życie dopiero za kilka miesięcy, przygotowania trzeba zacząć już teraz. Eksperci radzą, by:
– sprawdzić, czy oprogramowanie księgowe jest zgodne z KSeF,
– przeszkolić pracowników z obsługi systemu,
– skonsultować się z doradcą podatkowym,
– zadbać o bezpieczeństwo danych i regularne kopie zapasowe.
Firmy, które nie dostosują się na czas, muszą liczyć się z ryzykiem sankcji – w tym karami finansowymi. Resort finansów zapowiada również kontrole wdrożeniowe po wejściu systemu w życie.
Cyfryzacja bez odwrotu
KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce. Jak przekonują twórcy systemu, nowe zasady przyniosą korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i państwu. najważniejsze będzie jednak odpowiedzialne przygotowanie – i to już teraz.
