Rozliczanie czasu pracy kierowców w firmie transportowej – jak wygląda w praktyce?

Prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy kierowców przez firmy transportowe to podstawa – od tego zależy, czy przysługujące im wynagrodzenie zostanie wyliczone prawidłowo. Jak w praktyce przebiega rozliczanie czasu pracy kierowców? Dlaczego wiele firm deleguje to zadanie i nawiązuje współpracę ze specjalistami?

Jak należy rozumieć czas pracy kierowcy?

Czas pracy kierowcy to jeden z podstawowych terminów, które pojawiają się w kontekście zatrudnienia kierowców. Czym jest czas pracy kierowcy?

Definicja czasu pracy została zamieszczona w ustawie o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nią jest to czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy kierowcy, który obejmuje m.in. prowadzenie pojazdu, załadowanie i rozładowanie ładunku, czynności spedycyjne czy utrzymanie pojazdu w czystości. Do czasu pracy zaliczana jest także przerwa, gdy dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin.

Czas pracy musi być ewidencjonowany, a pracodawcy nie mają w tym zakresie dowolności. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy kierowcy powinna zawierać m.in. liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin), informację o dniach wolnych (wraz z informacją o tytule udzielenia dnia wolnego) i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Jak w praktyce przebiega rozliczanie czasu pracy kierowcy?

Rozliczanie czasu pracy odbywa się na podstawie wspomnianej ewidencji. Co istotne, nie wystarczy jedynie okresowo pobierać dane np. z tachografu – istotne pozostało prawidłowe zinterpretowanie danych. Dopiero wówczas możliwe jest ustalenie, jaka kwota powinna zostać wypłacona pracownikowi np. tytułem nadgodzin.

Jak można przeczytać na stronie internetowej: https://evotax.pl/pl/uslugi/rozliczanie-czasu-pracy-kierowcow-pojazdow-z-dmc-powyzej-35-tony/, uwzględnić trzeba też dodatkowe informacje. To choćby:

• minimalna płaca w różnych krajach UE,
• podróże służbowe,
• ekwiwalenty, jakie przysługują kierowcy.

W praktyce osoby odpowiedzialne za rozliczanie czasu pracy kierowcy nie mogą wykonywać swoich zadań w sposób „mechaniczny”. Programy wspierające codzienne obowiązki pracowników działu kadr i płac są dużym ułatwieniem, jednak interpretacja i przyporządkowanie danych to zadanie wymagające konkretnej wiedzy.

Dlaczego rozliczanie czasu pracy kierowców warto delegować?

Rozliczanie czasu pracy kierowców wymaga znajomości aktualnych regulacji i monitorowania zmian w prawie. Ze względu na złożoność zagadnienia wiele podmiotów przekazuje ten obszar w ręce specjalistów, np. z firmy Evotax specjalizującej się w usługach księgowych dla firm transportowych. Powodem są liczne korzyści – w tym:

• ograniczenie do minimum ryzyka popełnienia kosztownych błędów – rozliczaniem czasu pracy kierowców zajmują się osoby, które mają w tym zakresie doświadczenie;
• możliwość wykrycia nieprawidłowości – Evotax przygotowuje dla klientów raporty prezentujące sposób wykorzystania czasu pracy przez kierowców, co pozwala przewoźnikowi wprowadzić niezbędne zmiany;
• oszczędność pieniędzy – kooperacja z zewnętrzną firmą wiąże się z niższymi kosztami niż zatrudnienie pracownika i inwestowanie w jego szkolenia;
• niższa rotacja pracowników – o ile pracownicy otrzymują wynagrodzenie na czas i jest ono prawidłowo wyliczone, pracodawca unika sporów na tle finansowym, które są przyczyną dużej rotacji kierowców.