16 godzin temu
Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Gniezno za 2024 rok. W wystąpieniu pokontrolnym z 27 maja 2026 roku wskazano szereg nieprawidłowości – od błędów w sprawozdawczości finansowej i ewidencji księgowej, przez kwestie wynagrodzeń oraz upoważnień urzędników, aż po sposób gospodarowania nieruchomościami należącymi do gminy. Wśród ustaleń znalazły się między innymi wypłata wójt ekwiwalentu za 32 dni niewykorzystanego urlopu na podstawie pisma podpisanego przez sekretarz, dwie nagrody dla skarbnik o łącznej wartości 13,5 tys. zł oraz wieloletnia dzierżawa lokalu w Zdziechowie bez przetargu i bez waloryzacji czynszu.
Kontrola objęła rok budżetowy 2024, a w razie potrzeby również inne lata. Jej wyniki opisano w wystąpieniu pokontrolnym podpisanym przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu. Izba wskazała, iż stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Wójt Gminy Gniezno została zobowiązana do podjęcia działań naprawczych i poinformowania RIO o sposobie realizacji zaleceń.
Ekwiwalent za 32 dni urlopu. Dokument podpisała sekretarz, a nie przewodniczący rady
Jedno z ustaleń dotyczyło wypłaty wójt Gminy Gniezno ekwiwalentu pieniężnego za 32 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pieniądze wypłacono 30 kwietnia 2024 roku na podstawie pisma z 26 kwietnia, które podpisała sekretarz gminy. To ona zwróciła się do referatu księgowo-finansowego o dokonanie wypłaty, a następnie zatwierdziła listę płac.
RIO zwróciła uwagę, iż zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy. W wyjaśnieniach wójt wskazała, iż nie otrzymała od przewodniczącego rady pisma dotyczącego wypłaty ekwiwalentu, natomiast do księgowości wpłynął wniosek podpisany przez sekretarz. Izba zaleciła zapewnienie, aby w przyszłości czynności tego rodzaju wykonywał adekwatny organ.
Dwie nagrody dla skarbnik gminy. Łącznie 13,5 tysiąca złotych
Kontrolerzy przyjrzeli się również wynagrodzeniom pracowników urzędu. Ustalili, iż w regulaminie wynagradzania obowiązującym w Urzędzie Gminy Gniezno zapisano, iż dokument ten nie ma zastosowania do wójta, zastępcy wójta i skarbnika, ponieważ wobec tych osób obowiązują odrębne zasady wynagradzania.
Mimo tego w 2024 roku skarbnik gminy otrzymała dwie nagrody przyznane przez wójt na podstawie tego regulaminu. Pierwsza, w wysokości 1500 zł, została przyznana 21 maja 2024 roku, druga – 12 000 zł – 6 grudnia 2024 roku. Łącznie było to 13 500 zł. Jako uzasadnienie wskazano przejawianie inicjatywy i samodzielności w realizacji powierzonych zadań.
RIO uznała, iż przyznanie nagród na podstawie regulaminu było nieprawidłowe. Wskazała, iż regulamin wynagradzania dotyczy pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a skarbnik jest objęty odrębnymi zasadami wynagradzania. Wniosek pokontrolny jest jednoznaczny: gmina ma zaprzestać przyznawania i wypłacania skarbnik nagród na podstawie tego regulaminu.
Nieaktualne kategorie zaszeregowania i problemy z dokumentacją wynagrodzeń
Kontrola wykazała także, iż w urzędzie stosowano kategorie zaszeregowania, które nie obowiązywały już w 2024 roku. Zmiany w przepisach dotyczących wynagradzania pracowników samorządowych wprowadziły nową tabelę, w której zmniejszono liczbę kategorii z 22 do 20. Tymczasem w dokumentach płacowych przez cały czas pojawiały się dawne oznaczenia, a w części przypadków wskazywano kategorie wyższe od adekwatnych.
W przypadku sekretarza gminy wynagrodzenie określono według XXII kategorii zamiast XX. Głównemu księgowemu przyznano wynagrodzenie według kategorii XVIII zamiast XV, zastępcy skarbnika – XVII zamiast XIV, a inspektorowi – XV zamiast XI. RIO nakazała dostosowanie regulaminu wynagradzania do obowiązujących przepisów.
Ponad 4 miliony złotych różnicy w sprawozdaniu finansowym
Poważne zastrzeżenia dotyczyły również sprawozdawczości finansowej. W sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2024 roku gmina wykazała w pozycji dotyczącej gotówki i depozytów kwotę 10 129 279,23 zł. Według ustaleń RIO prawidłowa wartość powinna wynosić 6 080 803,60 zł. Oznacza to zawyżenie wykazanej kwoty o 4 048 475,63 zł.
Izba wskazała, iż błędy wynikały między innymi z nieprawidłowego uwzględnienia środków na rachunkach bankowych, udziałów w podatkach wpływających na rachunki w kolejnym roku, subwencji przeznaczonych na następny rok, niewykorzystanych dotacji podlegających zwrotowi oraz innych operacji finansowych. W wyjaśnieniach przedstawionych podczas kontroli zapowiedziano korektę sprawozdania.
Nieprawidłowości dotyczyły także wykazywania należności. RIO ustaliła różnicę pomiędzy danymi wynikającymi z ewidencji księgowej a wartościami przedstawionymi w sprawozdaniu Rb-N. Należności powinny zostać wykazane w wysokości 1 286 397,94 zł, tymczasem w sprawozdaniu ujęto je w sposób zaniżony o 81 133,74 zł.
Kontrolerzy zwrócili ponadto uwagę na nieprawidłowe sporządzenie zbiorczego sprawozdania Rb-27S. Nie uwzględniono w nim w pełnym zakresie danych z jednostkowego sprawozdania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. W konsekwencji pominięto należności i zaległości w wysokości 7 025,72 zł. Skarbnik wyjaśniła, iż brak scalenia danych wynikał z przeoczenia pracownika. Od 2025 roku sprawozdania miały być już sporządzane z uwzględnieniem danych GOPS jako odrębnej jednostki.
Lokal w Zdziechowie przez 16 lat dla tego samego dzierżawcy. Czynsz bez waloryzacji
Jedno z najbardziej wymownych ustaleń dotyczy gospodarowania gminnym majątkiem. RIO przeanalizowała umowy dzierżawy lokalu użytkowego o powierzchni 16 m.kw., położonego w Zdziechowie pod numerem 8. Nieruchomość była wykorzystywana przez tę samą dzierżawczynię nieprzerwanie od 2 stycznia 2009 roku do 30 czerwca 2025 roku.
W tym czasie zawierano kolejne umowy, jednak – jak ustaliła Izba – nie przeprowadzano przetargów wymaganych przez uchwałę Rady Gminy Gniezno dotyczącą zasad gospodarowania nieruchomościami. Uchwała przewidywała przetargowy tryb oddawania wolnych lokali użytkowych w najem lub dzierżawę, a rada nie wyraziła generalnej zgody na odstąpienie od tego obowiązku w przypadku wskazanego lokalu.
Dodatkowo czynsz dzierżawny nie był waloryzowany. Od 1 lipca 2011 roku wynosił 201,65 zł brutto i taka stawka była powielana w kolejnych umowach. Nie zawierały one również zapisów umożliwiających podwyższanie opłaty w kolejnych latach. RIO zwróciła uwagę na obowiązek gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki oraz zachowania szczególnej staranności przy zarządzaniu mieniem komunalnym.
W wyjaśnieniach przedstawiciel urzędu wskazał, iż dotychczas przyjmowano, iż kontynuowanie dzierżawy przez tę samą osobę, przy braku innych wniosków i niezmienionym przeznaczeniu lokalu, nie wymaga każdorazowego przetargu. Jednocześnie przyznano, iż uchwała rady nie przewidywała generalnego odstąpienia od tej procedury. Urząd zapowiedział dostosowanie kolejnych umów do wymagań uchwały i wprowadzenie zapisów pozwalających na waloryzację czynszu.
Brak planu gospodarowania nieruchomościami i niekompletna ewidencja
Kontrola wykazała, iż Gmina Gniezno nie posiadała odrębnego planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, mimo iż obowiązek jego sporządzenia wynika z ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wójt wyjaśniła, iż informacje dotyczące zasobu były ujmowane w corocznej informacji o stanie mienia komunalnego. Dokument ten nie był jednak trzyletnim planem wymaganym przez przepisy. Gmina zapowiedziała formalne opracowanie takiego dokumentu.
Nieprawidłowości stwierdzono również w samej ewidencji nieruchomości. Prowadzono ją przy pomocy arkusza kalkulacyjnego Excel, a brakowało w niej części danych wymaganych ustawą. Chodziło między innymi o przeznaczenie nieruchomości w dokumentach planistycznych, daty ostatnich aktualizacji opłat rocznych, informacje o roszczeniach oraz toczących się postępowaniach administracyjnych i sądowych.
Co istotne, podobny problem był już przedmiotem poprzedniej kontroli RIO obejmującej 2020 rok. Wówczas również wskazano na braki w ewidencji i potrzebę uporządkowania danych. Gmina kupiła oprogramowanie do prowadzenia ewidencji mienia, jednak – jak wynika z wyjaśnień przedstawionych podczas obecnej kontroli – system przez cały czas był wdrażany. Do czasu kontroli wprowadzono do niego około 350 działek, a dane były sukcesywnie weryfikowane i uzgadniane z księgami wieczystymi.
Przetarg na sprzedaż działek z jednym protokołem
Zastrzeżenia RIO dotyczyły również procedury sprzedaży nieruchomości w Jankowie Dolnym. W przypadku przetargu przeprowadzonego 22 marca 2024 roku komisja sporządziła jeden protokół obejmujący sprzedaż kilkunastu działek. Tymczasem – jak wskazała Izba – w przypadku odrębnie przeprowadzanych przetargów na poszczególne działki należało sporządzić osobny protokół dla każdej nieruchomości.
Dodatkowo w protokole zabrakło podpisu osoby wyłonionej jako nabywca. RIO przypomniała, iż dokument powinien być podpisany zarówno przez przewodniczącego i członków komisji, jak i przez nabywcę, a sam protokół stanowi podstawę zawarcia aktu notarialnego. Kontrolerzy stwierdzili także, iż wyksięgowanie jednej ze sprzedanych działek nastąpiło dopiero w kolejnym okresie sprawozdawczym.
Sekretarz przekraczała zakres upoważnienia
W wystąpieniu pokontrolnym opisano również przypadki składania przez sekretarz gminy oświadczeń woli w sprawach finansowych, które wykraczały poza zakres udzielonego jej upoważnienia.
Chodziło między innymi o zakup 15 tabletów na potrzeby obsługi Rady Gminy za 17 343 zł, zakup mebli wraz z dostawą, projektem aranżacji i montażem za 45 185,53 zł oraz zamówienie 1000 notesów za 3923,70 zł. Sekretarz podpisała dokumenty jednoosobowo, działając z upoważnienia wójt. RIO uznała jednak, iż zakres tych zobowiązań nie mieścił się w upoważnieniu wynikającym z zarządzenia wójt z 2020 roku.
Podobny problem dotyczył umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego Fundacji Pronautis ze Szczytnik Królewskich. Gmina przyznała fundacji dotację celową w wysokości 60 tys. zł na aktywizację społeczną seniorów poprzez zajęcia edukacyjne, terapeutyczne i rekreacyjne. Umowę podpisała sekretarz, jednak – według RIO – udzielone jej upoważnienie nie obejmowało zawierania tego rodzaju umów.
Laptop wójta przekazany na podstawie umowy użyczenia
Kontrolerzy zakwestionowali również sposób przekazania wójt służbowego laptopa Lenovo Yoga 7. 15 stycznia 2025 roku zawarto umowę użyczenia pomiędzy gminą reprezentowaną przez skarbnik a wójt. Zdaniem RIO przekazanie sprzętu służbowego pracownikowi do wykonywania obowiązków nie powinno odbywać się na podstawie umowy użyczenia. adekwatną formą powinno być powierzenie sprzętu, na przykład na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego i ujęcie go w ewidencji wyposażenia.
Izba zwróciła uwagę, iż podobne umowy użyczenia telefonów komórkowych zawarto również z wójt, sekretarz, skarbnik oraz rzecznikiem prasowym. Wniosek pokontrolny nakazuje zaprzestanie zawierania takich umów z pracownikami urzędu.
Wójt bez zastępcy. RIO wskazała na naruszenie przepisów
W wystąpieniu znalazło się także ustalenie dotyczące niepowołania zastępcy wójta. RIO uznała, iż brak obsadzenia tego stanowiska narusza art. 26a ustawy o samorządzie gminnym. W przypadku Gminy Gniezno, ze względu na liczbę mieszkańców, może być powołany jeden zastępca.
Izba podkreśliła znaczenie tej funkcji dla zapewnienia ciągłości działania organu wykonawczego. W przypadku wystąpienia określonych ustawowo przeszkód w wykonywaniu zadań przez wójta jego kompetencje przejmuje zastępca, a gdy go nie powołano – osoba wyznaczona w trybie ustawowym. RIO zaznaczyła, iż zadań wójta nie może w tym zakresie przejmować sekretarz.
Wójt wyjaśniła, iż od 2018 roku podejmowano próby znalezienia osoby na to stanowisko. W latach 2019–2021 organizowano nabory, a później składano propozycje różnym osobom. Kandydaci mieli jednak odmawiać, wskazując między innymi na obawy związane z nietrwałością stosunku pracy, brak wymaganych kwalifikacji lub ustawowe ograniczenia dotyczące łączenia funkcji. RIO mimo tych wyjaśnień zaleciła podjęcie działań w celu powołania zastępcy.
Zmywarka kupiona za prywatne pieniądze pracownika i błędnie rozliczona dieta
Wśród pozostałych ustaleń znalazły się także nieprawidłowości dotyczące codziennych wydatków urzędu. Fakturę na 1899,99 zł za zakup zmywarki na potrzeby Urzędu Gminy Gniezno opłacono prywatną kartą płatniczą pracownika. RIO stwierdziła, iż operacja została nieprawidłowo zaksięgowana – nie wykorzystano konta przeznaczonego do ewidencjonowania rozrachunków z pracownikami, którzy ponoszą wydatki w imieniu jednostki. Główna księgowa wyjaśniła, iż był to błąd wynikający z przeoczenia pracownika księgowości.
Kontrolerzy wykryli również nieprawidłowe rozliczenie krajowej podróży służbowej pracownika do Bielska-Białej w czerwcu 2024 roku. Przyjęto oświadczenie o zapewnieniu całodobowego wyżywienia, choć program konferencji wskazywał, iż zapewniono jedynie wybrane posiłki. W rezultacie pracownik otrzymał dietę niższą o 33,75 zł. RIO zaleciła zwiększenie nadzoru nad rozliczaniem delegacji.
Brak równowagi w systemie odpadów
W 2024 roku dochody Gminy Gniezno związane z systemem gospodarowania odpadami komunalnymi wyniosły 5 371 986,12 zł, podczas gdy wydatki na funkcjonowanie systemu osiągnęły 5 949 656,38 zł. Różnica wyniosła ponad 577 tys. zł. Niedobór został pokryty z dochodów własnych gminy, na podstawie uchwały Rady Gminy Gniezno.
RIO zaleciła podjęcie działań zmierzających do zrównoważenia dochodów z opłat za odpady z kosztami funkcjonowania systemu, tak aby w przyszłości nie trzeba było angażować innych środków budżetowych. Nie oznacza to, iż samo pokrycie niedoboru z dochodów własnych było w tym przypadku nielegalne – gmina miała w tej sprawie odpowiednią uchwałę. Izba wskazała jednak na konieczność poprawy równowagi finansowej systemu.
Co dalej po kontroli?
Wystąpienie pokontrolne zawiera 18 wniosków, obejmujących zarówno poprawę księgowości i sprawozdawczości, jak i kwestie podatkowe, wynagrodzenia, zarządzanie nieruchomościami oraz prawidłowe udzielanie upoważnień. Gmina ma również przygotować i przedłożyć radzie projekt dostosowujący uchwałę dotyczącą ulg w spłacie należności cywilnoprawnych do zmian w przepisach.
RIO zobowiązała wójt do poinformowania Izby w terminie 30 dni od otrzymania wystąpienia o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania. Do zaleceń można było również zgłosić zastrzeżenia w ustawowym terminie 14 dni.
Warto przy tym odnotować, iż kontrola nie wykazała nieprawidłowości w objętym nią postępowaniu przetargowym dotyczącym budowy klubu malucha. Izba potwierdziła również, iż nauczyciele zatrudnieni w szkołach prowadzonych przez gminę osiągnęli w 2024 roku wymagane średnie wynagrodzenia, wobec czego nie było konieczności wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających.
Wystąpienie RIO pokazuje jednak, iż problemy w gminnej administracji nie ograniczały się do pojedynczych pomyłek księgowych. Dotyczyły również zasad przyznawania nagród, wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, gospodarowania majątkiem publicznym i przestrzegania upoważnień. Szczególnie istotne jest to, iż część zastrzeżeń – jak braki w ewidencji nieruchomości – pojawiła się już podczas poprzedniej kontroli. Teraz najważniejsze będzie nie tylko usunięcie wskazanych uchybień, ale także sprawdzenie, czy zalecenia RIO rzeczywiście przełożą się na trwałą poprawę sposobu zarządzania finansami i majątkiem Gminy Gniezno.
