6 godzin temu
Nadchodzi koniec fakturowej dowolności. Od 2026 roku wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich firm — z wyjątkiem najmniejszych. Rząd nie ukrywa, iż chce nie tylko ułatwić życie przedsiębiorcom, ale też skuteczniej kontrolować rozliczenia podatkowe i uszczelnić system VAT.
Fot. Warszawa w Pigułce
Na razie system działa dobrowolnie. Ale już za niespełna rok wszystko się zmieni. To rewolucja, której nie da się uniknąć — i która może przynieść zarówno porządek, jak i problemy.
Tak jest dziś, a tak będzie za chwilę
Obecnie przedsiębiorcy wystawiają faktury w dowolnej formie — papierowo, PDF-em, dzięki własnych programów. Dokumenty trafiają bezpośrednio do kontrahentów, a następnie są archiwizowane na potrzeby ewentualnej kontroli.
Po wejściu w życie obowiązku KSeF schemat działania ulegnie zmianie. Wszystkie faktury będą wystawiane wyłącznie przez rządowy system, a kontrahenci będą je pobierać z tego samego źródła. To oznacza pełny nadzór państwa nad obiegiem dokumentów i całkowite odejście od prywatnych rozwiązań.
Kiedy dokładnie KSeF stanie się obowiązkowy?
Rząd przewidział etapowe wdrażanie obowiązku:
- od lutego 2026 roku – obowiązek obejmie dużych przedsiębiorców,
- od kwietnia 2026 roku – obowiązek rozszerzy się na wszystkie firmy,
- mikroprzedsiębiorcy z obrotem poniżej 10 tys. zł miesięcznie zyskają więcej czasu i będą mogli wystawiać faktury poza systemem aż do końca 2026 roku.
Zwolennicy zmian wskazują na uproszczenie księgowości, automatyzację procesu fakturowania i łatwiejsze zarządzanie dokumentami. Przeciwnicy ostrzegają przed chaosem w pierwszych miesiącach. Ważne, żeby zdawać sobie sprawę, iż przystąpienie do systemu nie będzie się odbywać z dnia na dzień i już teraz warto dowiedzieć się jakie są opcje.
— KSeF pozwoli generować podgląd faktury, ale co w sytuacji, gdy klient stanie przy kasie i będzie musiał czekać, aż system wygeneruje numer? — pyta Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt na łamach money.pl. Ekspert nie wyklucza, iż wielu przedsiębiorców zdecyduje się wdrożyć system wcześniej dobrowolnie, by uniknąć paraliżu w dniu wejścia obowiązku.
Kary będą dotkliwe. Ale nie od razu
Dużym zagrożeniem dla przedsiębiorców są wysokie kary za błędy. Jak ostrzegał Tomasz Spłuszka z OpenText w rozmowie z money.pl, system nie weryfikuje poprawności kwot na fakturze, ale każde niedopatrzenie — w tym brak faktury — może skończyć się karą.
Przewidywane sankcje to:
- do 100% wartości podatku z faktury,
- lub 18,7% wartości całej faktury.
Co ważne, w 2026 roku kary nie będą jeszcze egzekwowane — ma to być okres przejściowy. Ale już wtedy Krajowa Administracja Skarbowa uzyska pełny, zdalny wgląd w faktury, co oznacza, iż kontrole będą łatwiejsze i szybsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Chaos w handlu? Eksperci biją na alarm
Jednym z niewyjaśnionych obszarów pozostaje sprzedaż dla konsumentów, zwłaszcza w handlu detalicznym i e-commerce. Brakuje szczegółowych wytycznych dotyczących faktur w modelu B2C — zarówno w kwestii wystawiania, jak i numerowania dokumentów.
Wiele branż wciąż czeka na oficjalne interpretacje i gotowe narzędzia. A czas ucieka.
Większość firm jeszcze nic nie zrobiła
Z badań inFakt przeprowadzonych pod koniec 2024 roku wynika, iż tylko 42% przedsiębiorców w ogóle słyszało o KSeF, a zaledwie 11% wdrożyło jakiekolwiek rozwiązania. To niepokojące dane, biorąc pod uwagę zbliżające się zmiany.
Eksperci są zgodni: czasu jest coraz mniej, a system wymaga oswojenia. choćby jeżeli obowiązek wydaje się odległy, to technicznie i organizacyjnie wdrożenie KSeF wymaga tygodni pracy.
