Od 1 maja zmieni się wszystko: urlop, zarobki i dodatki. Często wystarczy jeden dokument

Od 1 maja 2026 r. pracodawcy z sektora prywatnego muszą stosować nowe zasady liczenia stażu pracy wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy. Według danych GUS na koniec III kwartału 2025 r. łączna liczba osób objętych zmianami przekracza 2 mln.

Mężczyzna w pracy przy biurku Fot. (Grafika generowana automatycznie przy pomocy Gemini)

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423, ogłoszona 21 października 2025 r.) wprowadza do Kodeksu pracy nowy art. 302¹, który po raz pierwszy w historii polskiego prawa pracy zrównuje różne formy aktywności zawodowej przy liczeniu uprawnień pracowniczych. W praktyce do stażu pracy wliczać się będzie szereg innych aktywności niż tylko sama umowa o pracę. Sektor publiczny stosuje przepisy od 1 stycznia 2026 r. Sektor prywatny – od 1 maja 2026 r., czyli pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od daty ogłoszenia.

Co wlicza się do stażu pracy od 1 maja 2026 – pełna lista

Nowy art. 302¹ k.p. rozszerza katalog okresów zaliczanych do stażu pracy o:

• Umowy zlecenie i pokrewne – okres wykonywania umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu) oraz umowy agencyjnej. Dotyczy zarówno bieżących umów, jak i tych zawartych w przeszłości – pod warunkiem, iż były oskładkowane lub przepisy nie wymagały opłacania składek.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – cały okres prowadzenia pozarolniczej działalności w rozumieniu art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887 z późn. zm.), w tym opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Wliczany jest też okres zawieszenia działalności w celu sprawowania opieki nad dzieckiem, jeżeli zachowano ciągłość zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.
• Współpraca przy JDG – czas, w którym dana osoba była tzw. osobą współpracującą z prowadzącym działalność (np. małżonek pomagający w firmie i zgłoszony do ZUS jako współpracujący).
• Praca za granicą – udokumentowane okresy zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy, niezależnie od formy prawnej, jeżeli można je potwierdzić dokumentami. Wymagane jest tłumaczenie na język polski.
• Spółdzielnie rolnicze – okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub spółdzielniach kółek rolniczych.
• Praca skazanych – odpłatne zatrudnienie odbywającego karę pozbawienia wolności, z wyłączeniem umów o dzieło.

Umowa o dzieło – przez cały czas poza stażem

To kluczowa informacja dla tysięcy osób, które latami pracowały na „dziełach”. Umowa o dzieło nie wlicza się do stażu pracy i żadna ze zmian tego nie dotyczy. Powód jest prosty: umowy o dzieło są co do zasady nieoskładkowane – nie odprowadza się od nich składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przepis wymaga właśnie potwierdzenia składkowania jako warunku zaliczenia. Osoby pracujące wyłącznie na umowach o dzieło przez lata nie nabędą żadnych nowych uprawnień na podstawie tej nowelizacji.

Co realnie zmieni się w portfelu i urlopówce?

Efekty zależą od konkretnej sytuacji pracownika i pracodawcy, ale trzy korzyści są powszechne.

• Urlop: 26 zamiast 20 dni rocznie. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z mniej niż 10-letnim stażem przysługuje 20 dni urlopu rocznie, a po przekroczeniu 10 lat – 26 dni. To 6 dodatkowych dni, czyli ponad tydzień wolnego. Dla kogoś, kto pracował 7 lat na etacie, ale wcześniej 4 lata na zleceniu, doliczenie tych lat oznacza natychmiastowe przejście do wymiaru 26 dni – od miesiąca wejścia przepisów w życie, a nie od złożenia dokumentów.
• Okres wypowiedzenia. Długość wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy (tzw. staż zakładowy). Tu obowiązuje ważna zasada: aby lata na zleceniu lub JDG wliczały się do stażu zakładowego i wydłużały wypowiedzenie, praca musiała być świadczona na rzecz tego konkretnego pracodawcy. jeżeli ktoś pracował 3 lata na zleceniu dla tej samej firmy, a teraz jest jej pracownikiem etatowym – te 3 lata wliczą się do stażu zakładowego i wypowiedzenie wyniesie 3 miesiące zamiast 1.
• Odprawy. Odprawa przy zwolnieniu zależy od łącznego stażu u danego pracodawcy. Po doliczeniu nowych okresów część pracowników przejdzie do wyższej kategorii odpraw (1-, 2- lub 3-miesięczne wynagrodzenie). Podobnie odprawa emerytalna jest uzależniona od ogólnego stażu pracy.
• Dodatek stażowy. Tutaj uwaga: w sektorze prywatnym dodatek stażowy nie jest obowiązkowy z mocy prawa. Pracodawca prywatny wypłaca go tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin wynagradzania, układ zbiorowy lub indywidualna umowa o pracę. jeżeli w Twojej firmie taki dodatek funkcjonuje – doliczenie nowych lat do stażu przełoży się na wyższe miesięczne wynagrodzenie. jeżeli nie funkcjonuje – zmiana przepisów tego nie wprowadzi.
• Nagrody jubileuszowe działają na podobnej zasadzie – w sektorze prywatnym tylko tam, gdzie pracodawca je przewidział. W budżetówce są obowiązkowe i to właśnie pracownicy sfery publicznej (urzędnicy, nauczyciele, pracownicy medyczni) skorzystają na zmianach finansowo najmocniej.

Jak działa to wstecz – i gdzie są granice?

Nowe przepisy zaliczają okresy historyczne – zlecenia sprzed 10 lat, działalność prowadzoną w latach 2000-2010 – do stażu, ale uprawnienia nalicza się dopiero od dnia wejścia przepisów w życie, czyli od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego. Nie ma żadnego wyrównania za urlopy, których pracownik nie dostał w poprzednich latach, bo wtedy obliczenia były inne.

Wyjątek stanowią nagrody jubileuszowe. jeżeli po doliczeniu nowych lat okaże się, iż pracownik „pominął” poprzedni próg jubileuszowy (np. 20 lat), który przy starym liczeniu jeszcze nie nastąpił, a przy nowym już tak – pracodawca powinien niezwłocznie wypłacić należną nagrodę.

Przepisy nie działają wstecz w odniesieniu do naboru na stanowiska – jeżeli ogłoszenie wymagało 5-letniego stażu, a pracownik go nie miał według starych zasad i nie dostał pracy, nowe przepisy nie dają podstawy do roszczeń wobec pracodawcy.

Jakie dokumenty złożyć i do kiedy?

Pracownik zatrudniony w dniu wejścia przepisów w życie (1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym) ma 24 miesiące, czyli czas do 30 kwietnia 2028 r., na udokumentowanie pracodawcy nowych okresów stażu. Niedostarczenie dokumentów w tym terminie oznacza, iż pracodawca nie ma obowiązku ich uwzględnienia – choćby jeżeli pracownik złoży je po terminie.

Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie USP z ZUS – czyli zaświadczenie o historii ubezpieczeń. Można je pobrać elektronicznie z konta na PUE ZUS, bez wizyty w urzędzie. Dokument zawiera pełną historię opłacanych składek, w tym okresy zlecenia i działalności. ZUS od 1 stycznia 2026 r. oferuje bezpłatne szkolenia online dotyczące wydawania takich zaświadczeń.

Jeśli ZUS nie dysponuje danymi dla danego okresu (np. zlecenie było dawno i akta nie zostały zdigitalizowane), pracownik może udowodnić staż innymi dokumentami: oryginałem umowy zlecenia, rachunkami do umowy, potwierdzeniami przelewów od zleceniodawcy, zaświadczeniami od byłych zleceniodawców.

Przy pracy za granicą wymagane są dokumenty od zagranicznego pracodawcy lub instytucji ubezpieczeniowej, przetłumaczone na język polski.

Sprawdź historię składek i nie czekaj z dokumentami do 2028 roku

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie własnej historii ubezpieczeń na PUE ZUS (pue.zus.pl). Po zalogowaniu profilem zaufanym lub e-dowodem można pobrać zaświadczenie USP, które automatycznie wylistuje wszystkie oskładkowane okresy pracy – umowy zlecenia, JDG, współpracę. Zajmuje to kilka minut i jest bezpłatne.

Jeśli widzisz w historii ZUS okresy pracy na zleceniu lub działalności, które mogą podnieść Twój łączny staż powyżej 10 lat – masz podstawy do złożenia wniosku o zwiększenie wymiaru urlopu do 26 dni. Uprawnienie to przysługuje od 1 maja 2026 r., niezależnie od tego, kiedy złożysz dokumenty. Jednak samo złożenie musi nastąpić przed 30 kwietnia 2028 r.

Jeśli pracujesz u pracodawcy, który wypłaca dodatki stażowe, sprawdź regulamin wynagradzania lub umowę – czy i jak definiuje staż pracy. jeżeli przepis wewnętrzny odwołuje się do Kodeksu pracy, nowa definicja stażu działa automatycznie po dostarczeniu dokumentów. jeżeli regulamin ma własną, węższą definicję (np. „tylko lata na etacie”) – zmiana przepisów sama w sobie nie wymusi podwyżki, ale można negocjować zmianę regulaminu.

Jeśli pracowałeś przez kilka lat za granicą, skontaktuj się z tamtejszą instytucją ubezpieczeń społecznych po dokumenty i zadbaj o tłumaczenie przysięgłe – to jedyna forma, którą pracodawca ma obowiązek przyjąć.

Osoby pracujące wyłącznie lub głównie na umowach o dzieło nie skorzystają na zmianach. jeżeli planujesz w przyszłości pracę na etacie, warto rozważyć zmianę formy współpracy na zlecenie lub JDG – tylko te formy budują staż na nowych zasadach.