Eksperci ostrzegają: nie popełnij tego błędu z dokumentami, skutki będą opłakane!

Wyrzucenie niepozornego dokumentu może drogo kosztować. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, iż pewne papiery muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat, a czasem choćby dłużej. Brak wymaganych zaświadczeń w kluczowym momencie – podczas kontroli, w sądzie czy przy staraniu się o kredyt – może oznaczać poważne problemy i straty finansowe.

Fot. Warszawa w Pigułce

Tych dokumentów lepiej nie wyrzucać. Brak może kosztować fortunę

Wyrzucenie niektórych papierów może skończyć się poważnymi problemami – i to nie tylko w urzędzie. Choć w dobie cyfryzacji wiele osób lekceważy kwestię przechowywania dokumentów, prawo jasno określa, które z nich trzeba trzymać choćby przez pięć lat, a w niektórych przypadkach znacznie dłużej. Brak odpowiednich zaświadczeń w razie kontroli skarbowej, sporu z pracodawcą czy przy staraniu się o kredyt może skutkować stratami finansowymi i nerwowym bieganiem po urzędach.

Dlaczego zachowanie dokumentów jest tak ważne?

Choć coraz więcej spraw załatwia się elektronicznie, to papierowe i cyfrowe dokumenty przez cały czas są podstawą do potwierdzenia transakcji, ulg podatkowych czy przebiegu zatrudnienia. Zgodnie z ordynacją podatkową, większość dokumentów podatkowych należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku, którego dotyczą. W tym czasie urzędy mają prawo żądać ich okazania.

Specjaliści ostrzegają, iż ich brak może oznaczać utratę ulg, dodatkowe podatki z odsetkami, a choćby przegraną w sądzie, jeżeli sprawa dotyczy roszczeń pracowniczych.

Jakie dokumenty trzeba trzymać przez 5 lat?

Lista obowiązkowych do przechowywania papierów jest dłuższa, niż się wydaje. Do najważniejszych należą:

• Paski wynagrodzeń – potwierdzające dochody.
• Umowy zlecenia i o dzieło, rachunki i faktury – niezbędne przy rozliczeniach i kontrolach.
• Dokumenty potwierdzające ulgi podatkowe – m.in. faktury za internet, termomodernizację czy leki.
• Zaświadczenia urzędowe – np. potwierdzenia zapłaty zaliczek na podatek.

Przedsiębiorcy muszą dodatkowo przechowywać księgi rachunkowe, ewidencje VAT i wszelkie dowody księgowe. Dokumentacja dotycząca ZUS czy KRUS powinna być archiwizowana choćby 20 lat – aż do przejścia na emeryturę.

Konsekwencje wyrzucenia dokumentów

Nieprzechowywanie wymaganych dokumentów grozi wysokimi karami i problemami podczas kontroli. Urząd skarbowy może nałożyć dodatkowe opłaty i odsetki, bank odmówić kredytu, a sąd – oddalić roszczenia z powodu braku dowodów. Dlatego eksperci podkreślają, iż porządek w dokumentach to nie tylko kwestia wygody, ale bezpieczeństwa finansowego.

Jak je bezpiecznie przechowywać?

Najlepiej w segregatorach, pudełkach archiwizacyjnych lub metalowej szafce. Dokumenty elektroniczne powinny mieć kopie zapasowe w chmurze lub na nośnikach zewnętrznych. Raz w roku warto przeglądać archiwum i usuwać tylko to, co rzeczywiście straciło ważność.

Świadome przechowywanie dokumentów to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo. Pięć lat może wydawać się długo, ale w razie kontroli czy sporu – każdy zachowany papier może okazać się na wagę złota.